2.4 VordruckeWährend der Zeit von Schreibmaschinen wurden sehr viele Vordrucke eingeführt, die die schriftliche Korrespondenz rationalisierten. Durch handschriftliche Vermerke wurde und kann immer noch sehr viel Zeit eingespart werden. Diese Vordrucke sind weitläufig unternehmenspezifisch, daher wird hier nur der allgemein bekannte Kurzbrief erwähnt. Allgemein gültige Vordrucke vertreibt zum Beispiel die Firma Zweckform. Kenntnisvermerke oder Kurzmitteilungen sind hier nur anzukreuzen. 2.5 Elektronische SchreibenElektronische Schreiben sind intern und extern von großer Bedeutung geworden. Sie sparen Zeit. Auch Telefaxsystem per PC treten immer mehr in den Vordergrund. Für Ihre Organisation und Ablage wurden bereits mehrere elektronische Archive entwickelt. Mehr Informationen über elektronische Systemverwaltung beziehungsweise Systemadministration finden Sie unter: http://www.novell.de/prodinfos/groupware/ http://www.microsoft.com/germany/presseservice/exchange50launch.htm 2.5.1 GrundsätzeFür elektronische Schreiben gilt folgender Grundsatz:
also sollten diese Schreiben kurz gehalten werden, das spart Übertragungszeit und Kosten, vermeidet Fehler und spart speziell beim Fax, teures Faxpapier. Fixieren Sie die wichtigen Daten im Kopf der Schreiben, so daß die Nachricht und der Inhalt vom Empfänger schnell und unkompliziert zugeordnet werden können. Die Unterschrift bei elektronischen Schreiben wird meistens gescannt und in einer Grafikdatei gespeichert, die grundsätzlich mit den Formatvorlagen verbunden wird. Das spart Zeit und vereinfacht die Abwicklung über den Computer. Vervollständigen Sie Ihre Signatur mit Ihren Daten (Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail etc.) und wiederholen Sie Ihren Namen (Vor- und Zuname) mit Schreibmaschinenschrift. Das schafft für den Empfänger eine klare Übersicht und macht mit Sicherheit einen guten Eindruck. 2.5.2 TelefaxVermeiden Sie sehr dicke Schriften und verschiedene Farben. Nur klare Schriftbilder können einwandfrei übertragen werden. Vermeiden Sie ebenfalls große sehr dunkel gefärbte Stellen. Das kostet den Empfänger je nach Bauart seines Fax-Gerätes Toner oder es wird mehr Zeit für die Fertigstellung des Fax benötigt. Vermeiden Sie Fußnoten! Wenn Sie Ihre Telefaxnachrichten durch Thermopapier empfangen haben, beachten Sie, daß das Schriftbild mit der Zeit verbleicht. Kopieren Sie Ihre Nachricht, wenn Sie Ihnen länger erhalten bleiben soll.Die äußere Form sollte zum Beispiel folgende Daten deutlich machen:
W-Fragen: zum Beispiel:
Wer ist der Empfänger? Name, Firma, Abteilung, Telefax- u.
Telefon-Nr.,
ggf. mit vollständiger Anschrift
Wer ist der Absender? Name, Firma, Abteilung, Telefax-- u.
Telefon-Nr.,
ggf. mit vollständiger Anschrift
Welchen Vorgang betreffend? Auftrag Nr., Kommission
Was betreffend? Betreffzeile
Wann wurde das Schreiben verfaßt? Datum, ggf. Uhrzeit
Wieviel Seiten umfaßt die Seite 1 von 2 o. ä.
Nachricht?
2.5.3 E-MailDurch die Kommunikationsmöglichkeit per Internet gewinnen Electronic-Mail-Systeme immer mehr an Bedeutung. Hier hat sich folgender Aufbau bewährt:
W-Fragen: zum Beispiel:
Wer ist der Empfänger? Name, Firma, Abteilung, Telefax- u.
Telefon-Nr., E-Mail, ggf. mit vollständiger
Anschrift
Wer ist der Absender? Name, Firma, Abteilung, Telefax-- u.
Telefon-Nr., E-Mail, ggf. mit vollständiger
Anschrift
Welchen Vorgang betreffend? Auftrag Nr., Kommission
Was betreffend? Betreffzeile
Wann wurde das Schreiben verfaßt? Datum, ggf. Uhrzeit*
*Datum und Uhrzeit sowie die Mailadresse werden duch Mailsysteme automatisch in den Kopf von Mails geschrieben. Läuft die Mail über ein Gateway in einer anderen Zeitzone, kann sich die Zeit und ggf. auch das Datum auf diese Zeitzone umstellen (muß aber nicht!). Für den Betreff gibt es im Mailsystem das Eingabefeld "Subject". Für die Erstellung von E-Mail Nachrichten gilt: Beachten Sie, daß verschiedene Mail-Programme nicht immer harmonieren, vermeiden Sie daher Umlaute (ä, ö, ü) und verwenden Sie das Doppel-S. Die Absenderdaten können in Signature-Blöcken festgehalten werden, die automatisch an ausgehende Mails angeknüpft werden. Sie verhindern mangelnde Datenangaben. Beachten Sie, daß das Mailen sehr schnell ist. Hinterlassen Sie daher am Besten eine Telefonnummer, unter der Sie in nächster Zeit erreichbar sind, falls Rückfragen auftreten. Denken Sie daran, Ihre Nachricht ist schnell beim Empfänger, er hat möglicherweise auch schnelle Fragen dazu. Die Anrede beziehungsweise die Sprache von E-Mails ist gewöhnlich weniger formal als in Geschäftsbriefen. Statt "Sehr geehrte ..." wird oft "Guten Tag Herr Franz Meier," oder Hallo Franz Meier" geschrieben - das sollte dem Empfänger entsprechend abgestimmt sein. Mehr darüber, wie man sich in Mails verhält finden Sie unter: http://www.rz.hu-berlin.de/inside/rz/rzmit/rzm12/rzm12_12.html Übersicht über E-Mail geben: http://www.hu-berlin.de/inside/rz/rzmit/rzm12/inhalt.html oder auch in englisch: http://www.cs.ua.edu/faculty/mbrown/202/202-06/index.html http://www.imagescape.com/helpweb/mail/polite.html Pflege der E-Mail Verzeichnisse, Umgang mit E-Mail http://www.vonl.com/vtab24/email102.htm Kommunikation per E-Mail http://www.obs-us.com/obs/english/books/editinc/andr-3.htm#Chapter 3 2.5.4 AdressverwaltungAdressverwaltungsprogramm: http://www.hypernet.de/getadress/
GetAdress ist ein Add-on für Microsoft Word (WinWord) zum
komfortablen Briefeschreiben. Die Empfängeradresse wird automatisch
aus einer Adressdatenbank übernommen und vor dem Einfügen
nach DIN 5008 formatiert. Weitere Empfängerdaten wie Anrede,
Faxnummer und verschiedene Absenderangaben und Textelemente lassen
sich ebenfalls an beliebiger Stelle einfügen. 2.6 FormulareFür die Erststellung Ihrer schriftlichen Geschäftskorrespondenz durch Textverarbeitungsprogramme empfiehlt sich die Verwendung von Formatvorlagen. Da sich verschiedene Schreiben wiederholen, wird in den Vorlagen der Standard der äußeren Form bereits festgelegt. Hier können wichtige Daten über Ihr Aufgabenfeld fest definiert werden. Beachten Sie, daß Ihr Name und verschiedene Möglichkeiten für die Empfängerdaten auf allen Vorlagen stehen. Für die Erstellung von Vorlagen durch MS Word 6.0 sind unter Kapitel 6.6 "Vorlagen zum Downloaden" verschiedene Beispiele. Zur Anpassung Ihres Gebrauchs beachten Sie bitte die Corporate-Communications Ihres Unternehmens, sprich Schriftbild, Logo, Unternehmensbezeichnung und Unternehmenssprache. Weitere nützliche Hinweise zur Erstellung von Vorlagen mit MS Word 6.0 finden Sie im Kapitel 6 "Tips für Anwender von MS Word 6.0".
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