3.4.3 Kürze und Prägnanz

Betriebliche Schreiben sollten dem Empfänger nicht zuviel Aufmerksamkeit abringen. Formulieren Sie kurz und sachlich. Das steigert die Effizienz Ihrer Mitteilung.

3.4.3.1 Kürze

Faustregeln für zu lange Briefe, Sätze und Wörter:

• Brief: wenn er überflüssiges enthält.
• Satz: wenn er schwer verständlich ist.
• Wort: wenn es schwülstig ist.

Zum Beispiel:

nicht so:                      sondern so:      darum:            

Wie wir durch unseren          Durch unseren    Langer Text, da   
Geschäftspartner Herr Arthur   Geschäftspartner in drei Sätzen    
Meier erfuhren, sind Sie        haben wir von   beschrieben       
Hersteller für Zahnräder. Er   Ihren            wird, was in      
hat uns auf einer              Zahnrädern       einem hätte       
Besuchsreise von Ihren         erfahren.        gesagt werden     
Produkten erzählt. Daraufhin                    können.           
erhielten wir Interesse an                                        
Ihren Erzeugnissen.                                               

Achtung! Die Kürze kann:

• Mißverständnisse verursachen,
• Härte und Mißklang erzeugen,
• zu einem holprigen und unrhytmisch klingenden Stil führen.

3.4.3.2 Überflüssiges

Unnötige Einleitungssätze sind nicht nur altmodisch, sondern auch störend. Sie sollten gerade am Anfang auf diese verzichten, das nimmt die Aufmerksamkeit Ihres Lesers. Streichen Sie damit verbundenen Wörter, wie zum Beispiel:

• hiermit
• hierdurch
• mit diesem Schreiben

Liste überflüssiger Einleitungen

Inhaltsleere oder Beiwörter verlängern Ihren Text genauso wie Papierwörter oder Papierwendungen, sie bereichern ihn aber nicht. Zum Beispiel:

Beispiel:      nicht so:                       sondern so:                     

eigentlich     eigentlich wollte ich ja was    Ich weiß nicht, was ich sagen   
               sagen, aber eigentlich weiß     möchte.                         
               ich nicht was.                                                  

ich glaube     Ich glaube sagen zu können,     Bisher war ich immer pünktlich  
               daß ich bisher immer pünktlich                                  
               war.                                                            

neu renoviert  Das Gebäude wurde gerade neu    Das Haus wurde gerade           
               renoviert.                      renoviert.                      

Liste Füllwörter

Liste Doppelmoppel

Bilden Sie keine unnötigen Wortzusammensetzungen (z. B. zu unserem Bedauern müssen wir Ihnen leider mitteilen - wir müssen Ihnen leider mitteilen). Diese Wortzusammensetzungen resultieren aus einer "Hauptwörterei", durch die früher die deutsche Amtssprache geprägt war. Diese Hauptwörter werden meistens mit folgenden Wörtern verbunden:

• ... wird vorgenommen
• gelangt zu ...
• nehmen ... vor
• erfolgt ...
• geht ... vonstatten
• geht ... vor sich

Das Resultat können Tätigkeitswörter sehr viel einfacher ausdrücken.

Liste Tätigkeitswörter

Kürze läßt sich auch durch Abkürzungen erzielen. Beachten Sie aber bei der Anwendung von Abkürzungen, daß:

• die Abkürzungen allgemein bekannt und verständlich sind,
• und nicht zu viele Abkürzungen im Text erscheinen.

Liste Abkürzungen in Briefen

Liste Abkürzungen Amt und Gericht

3.4.3.3 Prägnanz

Lästige Umschreibungen von Fremdwörtern oder Fachbegriffen können Ihren Text verlängern. Verwenden Sie Fremdwörter oder Fachbegriffe aber nur dann, wenn Sie wissen, daß der Empfänger diese verstehen kann und wenn Sie selbst deren Bedeutung genau kennen.

Vermeiden Sie Formulierungen wie: ich glaube, ich möchte etc.

Liste von Floskeln

Zu lange Sätze und vor allem Schachtelsätze führen zu verworrenen Texten. Kürzen Sie. Bilden Sie aus einem langen Satz zum Beispiel zwei Sätze und schmücken Sie Ihre Aussagen nicht mit Nebensächlichkeiten oder gar Überflüssigem. Falsche und übertriebene Höflichkeit ist unnötig und kann wichtige Bestandteile in den Hintergrund drängen.

nicht so:                            sondern so:                              

Da die genannten Berichte nur einen  Da diese Berichte nur kurz informieren   
kurzen informatorischen Charakter    sollen, können sie keine ausführlichen   
besitzen sollen, können, bedingt     Angaben enthalten.                       
durch die Kürze der notwendigen                                               
Abhandlungen, keine ausführlich                                               
detaillierten Angaben erfolgen.                                               

3.4.4 Zusätzliche Stimulans

Neben inhaltlichen und formalen Elementen, können gefühlsmäßige Anreize die Aufmerksamkeit des Empfängers verstärken, z. B. die persönliche Ansprache oder eine Abwechslung im Ausdruck.

3.4.4.1 Anregungen

Prüfen Sie, ob folgende Hinweise auf die Art Ihres Schreibens Einfluß üben können:

Hinweise	Beispiel	Tip
formulieren Sie abwechslungsreich	wir haben unser PC-System an das Internet angeschlossen. Was das für Sie bedeutet? Bestellen per E-Mail, einfach, schnell und verständlich.	Verzichten Sie auf einen Einleitungs-Floskel-Satz und beschreiben Sie einfach die Situation.
stellen Sie Fragen und sprechen Sie Ihren Ansprechpartner direkt an	Haben Sie Chaos in Ihrer Datenverwaltung? Wir können Ihnen helfen. Möchten Sie wissen wie, Herr Maier?	Fragen verkürzen einen Text. Achten Sie jedoch auf Ihren Empfänger.*
Eingehen auf die Bedürfnisse des Gesprächspartners	Wie wir wissen, sind Sie Spezialist für die Herstellung von Kugellagern.	Klären Sie auf, was Sie wissen, dann erübrigt sich das Anliegen oft von selbst und Mißverständnisse können verhindert werden.
Schreibroutine vermeiden	vielen Dank für Ihr Schreiben vom ....	verwenden Sie möglichst wenig Standardsätze.
Geschmack des Empfängers, falls bekannt.

* Durch Rhetorische Fragen, also Fragen, die vom Schreiber selbst beantwortet werden, kann die Aufmerksamkeit des Lesers zurückgewonnen werden.

3.4.4.2 Satzlänge

Vermeiden Sie gleichförmige Sätze und achten Sie auf verschiedene Längen. Vor allem leidet die Geschäftskorrespondenz unter "daß-Sätzen", zum Beispiel:

nicht so:                            sondern so:                              

Ich freue mich darüber, daß Ihre     vielen Dank für Ihre Zuverlässigkeit,    
Firma so zuverlässig gearbeitet      wir freuen uns über diese                
hat.                                 Zusammenarbeit.                          

Ich weiß, daß Sie Wert darauf        Sie legen besonderen Wert auf die        
legen, daß Ihre Kunden zufrieden     Zufriedenheit Ihrer Kunden, das wissen   
sind.                                wir.                                     

3.4.4.3 Synonyme

Synonyme können Ihren Text abwechslungsreicher gestalten. Versuchen Sie häufige Wortwiederholungen zu vermeiden und greifen Sie gegebenenfalls zu einem Wörterbuch für Synonyme oder setzen Sie Fremdwörter ein.

Hier sind ein paar Synonyme zusammengestellt, daß Sie Ihren Text abwechslungsreicher gestalten können:

3.4.4.4 Homonyme

Homonyme sind gleichlautende Wörter mit unterschiedlicher Bedeutung. Der Einsatz von Homonyme ist schwierig, zum einen kann Ihr Schreiben unglaubwürdig, zum anderen zur Posse werden. Vielleicht eine Anregung für Werbebriefe - nicht zu empfehlen, wenn nüchterne Mitteilungen zu machen sind.

"Ich heiße nicht nur Heinz Erhardt,       Heinz Erhardt, bekanntester         
sondern Sie auch herzlich willkommen."    Vertreter dieser Wortverdrehungen.  

Goethes und Schmelings Faust              Peter W. Jansen                     

Übrigens bedeutete Witz nicht ursprünglich "Posse", sondern "Wissen, Verstand, Klugheit und Weisheit".