2.3 Innerbetrieblicher Schriftverkehr2.3.1 Grundsätze Für innerbetrieblichen Schriftverkehr gibt es keine Formvorschriften. Dennoch sollten die für die Bearbeitung wichtigsten Daten deutlich erkennbar sein (siehe auch Kapitel 2.1Grundsätze der formellen Gestaltung). Zum Beispiel:
Benennung z. B. Aktennotiz, Mitteilung etc.
Empfängerdaten z. B. Name, Abteilung, Fax-Nr. etc.
Betreff z. B. den Vorgang betreffende Firma,
Auftrags-, Komm.-, Bestell-Nr. oder ähnliches;
als Inhaltsüberschrift des Schreibens.
Der Betreff sollte immer direkten Bezug zum
Schreibeninhalt haben.
Datum ist meistens Ablagekriterium.
Absenderdaten Name, Abteilung, Telefon Durchwahl etc., d. h.
"wo kann ich für eventuelle Rückfragen
erreichbar sein?"
Anlage Vermerk reicht; genaue Bezeichnung der Anlage
bringen Übersicht.
Verteiler "Wer bekommt das Schreiben als Kopie?"
Die Vollständigkeit dieser Daten läßt sich zusätzlich durch die Abfrage folgender W-Fragen überprüfen:
Beim Verfassen des Textes sollte man sich auf kurze prägnante Sätze konzentrieren. Zuviel Text kann die/den Empfänger/In dazu veranlassen überhaupt nicht hinzusehen. Erlauben Sie sich ruhig den tabellarischen Stil, er verschafft Übersicht und ermöglicht eine schnelle Informationsaufnahme. Denken Sie daran, Freundlichkeit oder Höflichkeit wird nicht erwartet, es genügt Sachlichkeit. Dennoch ist der "gute Umgangston" untereinander von enormer Wichtigkeit! 2.3.2 Kurze Schreiben2.3.2.1 ProtokollAllgemeinesFür Protokolle gelten bestimmte Formalien, z. B.:
Art der Zusammenkunft Zeit (Tag / Beginn / Ende) Wann? Ort Wo? Teilnehmer Wer? Thema (ggf. Tagesordnung) Was? Unterschrift Protokollant Anträge und Beschlüsse sind wörtlich festzuhalten (z. B. Wahlergebnisse). Für die Abfassung eines Protokolls sollte man sich also immer vor Augen halten, daß nur die wesentlichen Punkte eines Gespräches wichtig sind. Das heißt:
Das Protokoll sollte kurz sowie objektiv verfaßt werden und möglichst keine persönliche Stellungnahme beinhalten. Da man während des Gespräches nicht weiß, was wichtig ist und was nicht, sollte man sich möglichst viel Randnotizen machen. Möglichkeit für den Aufbau eines Protokolls:
Für den innerbetrieblichen Schriftverkehr sind folgende Protokollarten wichtig:
Ein wörtliches Protokoll findet man oft nur im Gerichtssaal. Es gibt die Äußerungen der Redner Wort für Wort wieder und wird von Fachkräften erstellt. Daher wird an dieser Stelle nicht näher darauf eingegangen. Im ausführlichen Protokoll wird der Verlauf einer Besprechung personen- oder sachbezogen wiedergegeben. Beiträge werden auf das wesentliche gekürzt und wichtige Aussagen niedergeschrieben. Aus dem Verlaufs- bzw. Verhandlungsprotokoll muß zum Beispiel hervorgehen, wie es zu den protokollierten Beschlüssen gekommen ist. Es zeigt den Verlauf der Diskussion bzw. Meinungsbildung und gibt markante Inhalte nur sinngemäß wieder. Im Beschluß- bzw. Ergebnisprotokoll fehlt hingegen der Verlauf. Es werden nur Ergebnisse und Beschlüsse niedergeschrieben. Das ausführliche Protokoll wird in der Gegenwart wiedergegeben mit direkter und indirekter Rede (direkt nur bei feststehenden Tatsachen, indirekt für Meinungen, Gefühle, Äußerungen, Behauptungen). Für diese Ausführungen verwendet man üblicherweise Einführungswörter (z. B. einräumen, erbitten, glauben etc.).
Das Kurzprotokoll ist die besondere Form des Protokolls, für uns jedoch die Wichtigste. Hier sind Beschlüsse meist wörtlich, die Diskussion bzw. Meinungsbildung jedoch in sehr kurzer und knapper Form. Eine besondere Form dieses Kurzprotokolls sind Aktennotizen. Oft sind sie nur Gedächtnisstützen und im betrieblichen Leben gibt es mehrere Formen der Notizen, außer der Aktennotizen. Diese Formen werden daher im nachfolgenden Kapitel 2.3.2.2 Notizen näher erläutert. 2.3.2.2 NotizenNotizen sind für verschiedene Geschäftsvorgänge oft unerläßlich. Sei es, daß man selbst verschiedene Gedankengänge zum Thema nicht vergessen möchte oder, daß verschiedene Mitarbeiter/Innen mit dem Vorgang vertraut sein müssen. Bei Aufnahme des Vorgangs, in dem alle wichtigen Ereignisse dokumentiert sind, helfen Notizen schneller Schlüsse zu ziehen oder Zusammenhänge zu erkennen.
Die AktennotizDie Aktennotiz ist eine besondere Art der Kurzprotokolle. Hier werden Ereignisse, die für den Vorgang sehr wichtig sein können, kurz dokumentiert. Die Aktennotiz kann entweder nur für den Inhalt der Vorgangsmappe gedacht sein oder zur Information an verschiedene Personen gerichtet sein.Werden der Aktennotiz Meinungen und Eindrücke hinzugefügt, bezeichnet man das auch als Aktenvermerk.
W-Fragen: zum Beispiel:
Welchen Vorgang betreffend? Firma XY, Auftrag Nr.
Wer war dabei? Name, Firma, Telefon, Anschrift
Wann war das? Datum, Uhrzeit
Was war? Thema / Gesprächsinhalt / Grund des
Anrufes
(Was wurde getan?) bereits getroffene Maßnahmen
(Was wird getan?) noch zu veranlassende Maßnahmen
Wer hat gesprochen? Name (leserlich) und Telefon, E-Mail o. ä.
Die Gesprächsnotiz / Telefonnotiz
W-Fragen: zum Beispiel:
Welchen Vorgang betreffend? Firma XY, Auftrag Nr. soundso
Wer war dabei? Name, Firma, Telefon, Anschrift
Wann war das? Datum, Uhrzeit
Was war? Thema / Gesprächsinhalt / Grund des
Anrufes
Was wurde getan? bereits getroffene Maßnahmen
Was wird getan? noch zu veranlassende Maßnahmen
Wer hat gesprochen? Name (leserlich) und Telefon, E-Mail o. ä.
2.3.2.3 Der HausbriefIm Gegensatz zu Protokoll oder Notiz, hat der Hausbrief, auch interne Mitteilung genannt, eine bestimmte Absicht. Hier werden keine Ereignisse oder Ergebnisse notiert, sondern oft bestimmte Wünsche mitgeteilt. Für das Betriebsklima ist die Form des Hausbriefes sehr wichtig. Hier zeigt sich vor allem die Teamfähigkeit der/des Einzelnen. Innerbetriebliche Korrespondenz mit Einzelpersonen sollten eine gewisse Höflichkeit aufweisen, im Zweifelsfall aber ist Sachlichkeit gefragt.
Die äußere Form sollte lediglich erkennbar machen,
was das Schreiben beabsichtigt, ist es zum Beispiel:
Auch hier ist keine äußere Form vorgeschrieben, gewisse Eckdaten sind jedoch unbedingt erforderlich:
W-Fragen: zum Beispiel: Welchen Vorgang betreffend? Firma XY, Auftrag Nr. soundso Wer hat die Nachricht verfaßt? Name, Abteilung, Durchwahl, E-Mail Wann wurde die Nachricht verfaßt? Datum, (Uhrzeit) Warum wurde die Nachricht verfaßt? Zieldefinition Was wurde getan? bereits getroffene Maßnahmen Was soll noch getan werden? noch zu veranlassende Maßnahmen |
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