2.2.2 Der Aufbau eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008

Als Beispiel für einen Geschäftsbrief wird hier das Anwendungsbeispiel E.6 aus den Richtlinien der DIN 5008 gewählt. Diese Form empfiehlt sich zum Beispiel für private Bewerbungsschreiben. Damit kann auch zum Ausdruck gebracht werden, daß man übersichtlich und rationell arbeitet. Der Aufbau gestaltet sich folgendermaßen:

Gestaltung eines offiziellen Schreiben mit Bausteinen:

(Beim Anklicken der Buchstaben gibts mehr Info).

	A Absenderangaben
	B Datum
	C Anschriftfeld
	D Betreff
	E Anrede
	F Text
	G Gruß
	H Unterschrift
	I Anlagenvermerk
	J Verteilvermerk
	K Das Postskriptum

zu A Absenderangaben

In der DIN 5008 sind die Absenderangaben untereinander abgedruckt, z. B.

Klaus Muster
Modellstraße 70
89081 Ulm
(07 31) 1 23 45

Zu Absenderangaben gehören alle Angaben, die für die Empfänger/In wichtig sind, um den Absender zu erreichen. Prüfen Sie, sind Sie zu erreichen unter:

• Telefax,
• Mobil-Telefon,
• E-Mail?

Haben Sie eine Homepage oder eine E-Mail-Adresse? Notieren Sie Ihre Anschriften auf Ihren Briefbögen - für Ihre Empfänger könnte das wichtig sein.

Es spricht aber nichts dagegen, die Angaben in eine Zeile zu schreiben. Aus der DIN 5008 soll lediglich entnommen werden, wo die einzelnen Bausteine zu positionieren sind. Sinnvolle Ergänzungen sind neben der Telefonnummer auch Telefaxnummer oder E-Mail Adresse.

Schreiben Sie den Absender mit Vornamen. Dann kommen auch Antworten mit der richtigen Anrede (Herr/Frau) zurück. Trennen Sie zusätzliche Angaben deutlich von Ihrer Postanschrift. Also eine Leerzeile Abstand, dann z. B. Kontonummer oder einen Werbeslogan).

Positioniert wird das Absenderfeld ca. 1,8 cm vom oberen Rand (5. Zeile bei der Gestaltung mit Schreibmaschinen).

zu B Datum

Durch die neueste Änderung der DIN 5008 wird das Datum mit einem Bindestrich und in umgekehrter Reihenfolge, entsprechend amerikanischem Vorbild, gestaltet:

Wem diese Schreibweise nicht gefällt oder wer sie zu umständlich findet, der kann die alphanumerische Schreibweise benutzen, die ebenfalls nach der DIN erlaubt ist. Die vorstehende "0" bis zum 10ten Monatstag entfällt.

Unter dem Datum können die Bezugszeichen notiert werden. Bei Briefen auf neutralem Papier kommen sie jedoch so gut wie nie vor.

Beispiele für Bezugszeichen sind: Kürzel für Abteilung, Diktant, Schreiber und Datum eines Partnerbriefes.

Positioniert wird das Datum in der Zeile des Absenderortes bei ca. 2,5 cm vom oberen Rand. Der Bestimmungsort muß nicht dazu, er kann.

zu C Anschriftfeld

Sonderformen der Anrede

An die                                 An den Bundesminister                  
Präsidentin des Deutschen              für Jugend, Familie, Frauen            
Bundestages                            und Gesundheit                         
Frau Dr. ....                          Frau .....                             
                                                                              
             

Anschrift ins Ausland

*Statt dem Ländernamen kann das internationale Kfz-Kennzeichen vor die Postleitzahl oder den Bestimmungsort geschrieben werden.
Dazwischen steht ein Bindestrich.

Länderkennzeichen

zu D Betreff

Der Betreff kann deutlich hervorgehoben werden. Er gilt inzwischen als Briefüberschrift und sollte daher nie negativ formuliert sein. Er führt den Empfänger sehr kurz und prägnant in den Sachverhalt.

Zur Auflockerung kann der Betreff zusammen mit dem Gruß in den Briefanfang hineingezogen werden. Zum Beispiel so:

Ihr Auftrag vom 29.Oktober 1996

Sehr geehrter Herr Meier,

ist in unserem Hause eingegangen.

Der Behandlungsvermerk (z. B. EILT) kann rechts in der letzten Betreffzeile bei ca. 10 cm angefügt werden. Er sollte hervorgehoben werden.

Positioniert wird der Betreff mindestens zwei Leerzeilen unter dem Empfängerfeld.

zu E Anrede

Die Anreden ...

• Sehr geehrte Damen und Herren,
• Sehr geehrte Frau Meier,
• Sehr geehrter Herr Meier,

sind sehr wohl bekannt. Sie sind förmlich und immer angebracht. Ist der Briefpartner bekannt bzw. möchte man seine Anrede auflockern, gibt es folgende Anredevarianten:

• Sehr verehrte Frau Meier,
• Sehr verehrte, liebe Frau Meier,
• Lieber Herr Meier,
• Mein lieber Herr Meier,
• Hallo, sehr geehrter Herr Meier,
• Guten Tag, sehr geehrte Frau Meier.

Aber, wenn man den Empfänger nicht kennt, weiß man nicht, wie die Anrede aufgenommen wird!!!

Positioniert wird die Anrede mindestens zwei Leerzeilen unter dem Betreff.

zu F Text

Für die Gestaltung des Textes sind folgende Regeln zu beachten:

• Für wenig Text kann jetzt auf 1,5-Zeilenabstand umgestellt werden.
• Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt.
• Einrückungen in gleichmäßigen Abständen ermöglichen eine Gestaltung von übersichtlichen Texten.
• Vor und hinter dem eingerückten Text gehört eine Leerzeile.
• Markieren Sie Signalwörter.

Im Textverarbeitungsprogramm kann zwar der Text umgestaltet werden, aber nur die standardisierte Eingabe ist rationell!

Bei mehrseitigen Texten sollte auf Folgeseiten hingewiesen werden, zum Beispiel durch drei Punkte am Seitenende. Auf Folgeseiten eventuell Empfänger in Kurzform und Datum sowie Seitenzahl statt Briefkopf wiederholen.

Gliederungsmöglichkeiten und Hervorhebungen machen Ihren Text interessant. Zum Beispiel durch Fettschrift lassen sich wichtige Teile in Ihrem Text deutlich machen.

zu G Gruß

Der Gruß am Ende des Briefes ist wiederum individuell gestaltbar, wobei man jedoch zwei Dinge beachten sollte: die Floskel "Hochachtungsvoll" ist genauso veraltet wie den letzten Satz in den Gruß zu ziehen.

Weitere Möglichkeiten für die Formulieren des Grußes:

• Mit freundlichen Grüßen
• Freundliche Grüße
• Mit freundlichem Gruß
• Mit besten Grüßen
• Mit herzlichen Grüßen
• Herzliche Grüße
• Mit besten Grüßen und Wünschen
• Mit herzlichen Grüßen und Wünschen
• Mit den besten Grüßen aus ...
• Freundliche Grüße nach ...
• Mit herzlichen Grüßen und den besten Wünschen
• Mit herzlichen Grüßen von Haus zu Haus
• Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende

Positioniert wird der Gruß eine Leerzeile unter dem Text.

zu H Unterschrift

Nicht nur wenn Ihre Unterschrift schwer zu entziffern ist sollten Sie den Ihren Namen wiederholen.

i. A. (im Auftrag) bezeichnet Einzelvollmacht, das heißt die Mitarbeiter/In, der/die unterschreibt ist in diesem einzelnen Fall dazu berechtigt.

i. V. (in Vollmacht). Der/die Unterschreibende ist zu mehreren Rechtsgeschäften auf unbeschränkte Zeit berechtigt.

ppa. (per procura). Der/die Unterschreibende besitzt Prokura.

Bei mehreren Unterschriften steht die der/des Ranghöheren links.

Positioniert wird die Wiederholung des Namen vier Leerzeilen unter dem Gruß bzw. dem Firmennamen bzw. zwei Leerzeilen unter dem Zusatz zur Kennzeichnung der Vollmacht.

zu I Anlagenvermerk

Der Anlagenvermerk beginnt mit dem Wort Anlage,kann unterstrichen, gefettet oder sogar weggelassen werden. Darunter kann der Inhalt der Anlage wiederholt werden, muß er aber nicht.

Positioniert wird der Anlagevermerk drei Leerzeilen unter dem Gruß. Alternativ kann der Anlagenvermerk bei ca. 12,5 cm neben den Gruß geschrieben werden

zu J Verteilvermerk

Der Verteilvermerk beginnt mit dem Wort Verteiler, kann unterstrichen, gefettet oder sogar weggelassen werden. Darunter werden die Namen der Personen aufgelistet, die eine Kopie des Schreibens erhalten.

Positioniert wird der Verteilvermerk eine Leerzeile unter dem Anlagenvermerk. Auch der Verteilvermerk kann bei ca. 12,5 cm neben den Gruß bzw. eine Leerzeile unter den Anlagenvermerk geschrieben werden.

zu K Postskriptum

PS wird gewöhnlich ohne Abkürzungspunkte geschrieben, kann aber auch ganz weggelassen werden. Das PS wird in Werbe- oder Verkaufsbriefen als stilistisches Mittel eingesetzt, um wichtige Aussagen besonders hervorzuheben.

Positioniert wird das PS mit etwas Abstand unterhalb der letzten Zeile des Briefes.

Die aktuellen Änderungen der DIN 5008 finden Sie unter folgenden Links:

http://www.stam.de/din5008.htm- mit Buchtip

http://www.stam.de/din-win.htm - mit Buchtip, speziell für MS Word 6.0