3.4.7 Psychologischer Teil
Konzentrieren Sie sich auf den Empfänger Ihres Schreibens.
Versuchen Sie sich in seine Lage zu versetzen und Ihren eigenen
Brief zu verstehen.
3.4.7.1 Höflich
Beachten Sie eine höfliche Formulierung und vermeiden Sie
umgangssprachliche Ausrufe, wenn sie Ihren Empfänger nicht
kennen. Eine Textgestaltung mit viel "wir" und "ich"
kann als überheblich angesehen werden. Würzen Sie Ihren
Text, indem Sie Ihren Leser, also Sie, lieber Leser, ansprechen.
Überhebliche Formulierung kränkt den Empfänger
und er verdient Ihren, also geben Sie keine,
drücken Sie keine aus und versuchen Sie nicht
Ihren Leser zu belehren.
3.4.7.2 Positiv
Mit positiver Ausdrucksweise fängt man seine
Leser und erhält deren Aufmerksamkeit, zum Beispiel:
nicht so: sondern so:
wir beziehen uns auf Ihr Schreiben, Sie haben uns um eine genaue
worauf wir Ihnen mitteilen, daß wir Musterprüfung gebeten. Solche
noch keinen endgültigen Bescheid über Prüfungen sind nur sinnvoll, wenn man
den Ausfall der Musterprüfung geben sie sehr sorgfältig und nicht
können. Wir werden jedoch auf diese überhastet durchführt. Dies tun wir,
Angelegenheit in der nächsten Woche damit Sie sicher sein können, daß
zurückkommen. unser Ergebnis stimmt. Den Bericht
erhalten Sie in der nächsten Woche.
Schon jetzt ein herzliches Dankeschön
für Ihre Geduld.
Konzentrieren Sie sich auf eine unverkrampfte,
denn nur so läßt sich einfach schreiben und somit auch
einfach verstehen.
Eine sehr starke Negativbeeinflussung wird durch die Worte:
erzielt. Wenn Sie zum Beispiel einem Bewerber absagen müssen,
bedauern Sie das nicht noch zusätzlich, sondern versuchen
Sie an anderer Stelle aufzuwerten.
Zum Beispiel: wir haben Ihre ausführliche Bewerbung erhalten. Vielen Dank
dafür.
Wir können Ihnen keine Stelle anbieten. Nach gründlicher
Überlegung haben wir uns für einen anderen Bewerber
entschieden.
Die Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen, da wir aus
einer großen Zahl von qualifizierten Bewerbern auswählen
mußten.
Bitte werten Sie unsere Absage nicht als Zweifel an Ihren
fachmännischen Fähigkeiten. Wir können derzeit nur eine
Position besetzen, eine andere adäquate Stelle ist zur Zeit
nicht frei.
Wir sind sicher, daß Sie mit Ihren Kenntnissen bald eine
Stelle finden, die Ihren Vorstellungen entspricht. Dabei
wünschen wir Ihnen Glück und Erfolg.
| positive Ausdrucksweise
| 
|
3.4.7.3 Verständlich
Durch schwerverständliche Formulierung schaffen Sie Ihrem
Leser ein Verständnisproblem. Vermeiden Sie,
wenn Ihr Gesprächspartner nicht damit vertraut ist. Verzichten
Sie auf seltene Fremdwörter und knüpfen Sie Ihre
in kurze präzise Sätze auf.
| Liste Fremdwörter
|
|
3.4.7.4 Ehrlich
Oberflächliche Antworten und unsachliche Äußerungen,
wie persönliche Ausdrücke, gehören nicht in betriebliche
Schreiben, die Ziele verfolgen. Geben Sie klare Antworten, gegebenenfalls
mit "ja" und "nein" und teilen Sie Ihre Meinung
nur nach Aufforderung mit.
3.4.7.5 Wir / Ich
In der Geschäftskorrespondenz offizieller Schreiben wir gewöhnlich
"wir" formuliert, sie zeigt die Identifikation der Mitarbeiter
mit Ihrem Unternehmen und umgekehrt. Wenn möglich, vermeiden
Sie diese Formulierung. Versuchen Sie den Standpunkt des Anderen
anzunehmen und sprechen Sie Ihren Gesprächspartner an.
nicht so: sondern so:
Wir finden, daß dies am besten für Finden Sie nicht auch, daß dies am
Sie ist. besten für Sie ist?
Unserer Meinung nach sollte man in Es ist üblich, in einem solchen Falle
einem solchen Falle ... ...
Wir wollen Ihnen damit sagen, daß es Bedenken Sie bitte, daß ...
folgendes zu bedenken gilt: ...
Ich werde Ihnen im folgenden Überzeugen Sie sich bitte, daß ...
beweisen, daß ...
3.4.7.6 Gegenwart / Zukunft
Formulierung in der Gegenwartsform macht Ihre Schreiben:
- lebendiger,
- wirklichkeitsnäher,
- glaubhafter.
Bei der Zukunftsform können Zweifel auftreten, dagegen läßt
die Gegenwartsform keinen Spielraum für Hindernisse.
nicht so: sondern so:
Sie werden unsere Lieferung am Sie erhalten unsere Lieferung am
Montag, den 13.02.97 erhalten. Montag, den 13.02.97
Mit diesen Maßnahmen werden wir einen Mit diesen Maßnahmen können wir einen
Produktionsausfall verhindern können. Produktionsausfall verhindern.
Zur Verwirklichung der Umsatzziele Um das Umsatzziel zu verwirklichen,
werden Sie ein besonderes Preis- und erhalten Sie ein besonderes Preis-
Rabattsystem erhalten. und Rabattsystem.
3.4.7.7 Unternehmensbild / Corporate Identity
Berücksichtigen Sie in Ihrer Sprache, in der Gestaltung Ihrer
Schreiben, die Ihrer Firma angehörenden Corporate Identity.
CI ist die Summe aller Darstellungsweisen, in denen sich das Unternehmen
präsentiert: Mitarbeitern, Kunden, Kapitalgebern, Öffentlichkeit.
Sie gestaltet sich in den Organisationseinheiten: Design, Kultur,
Kommunikation. Die Corporate Communications (Unternehmenswerbung)
beschreibt die Werbung auf das Unternehmen bezogen. Gegensatz
hierzu sind Produktwerbung und Öffentlichkeitsarbeit. Die
Träger der CC sind Sprache, Redewendungen, Terminologie
und Medien des Unternehmens.
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