5 Weitere Tips

Dieses Kapitel wurde erstellt, um Tips und Anregungen für die tägliche Handhabung Ihrer Arbeiten zu geben.

Hier sind unsere und Ihre Erfahrungen - wenn Sie das möchten - notiert.

5.1 Tips für die Erledigung Ihrer Post

5.1.1 Posteingang

Sortieren Sie Ihre Eingangspost nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit. Versuchen Sie die Erledigung während der ersten Durchsicht möglichst vollständig wenigstens zu planen. Denken Sie daran, daß mehrmaliges Aufnehmen eines Schriftstückes mehr Zeit in Anspruch nimmt: "Aufgeschoben ist nicht aufgehoben!"

Streichen Sie wichtige Textstellen an und machen Sie sich sofort Bearbeitungsnotizen, zum Beispiel auf den Briefbögen. In Form von Antwort-Stichworten, Erledigungsterminen, Namen der internen Bearbeiter, Verteiler oder den Verweilort (Ablage, Akte o. ä.).

Für komplizierte Vorgänge nehmen Sie die jeweiligen Vorgangsordner zu Hilfe.

Geben Sie Schreiben, die von anderen Stellen bearbeitet werden müssen, sofort weiter.

5.1.2 Interne Schreiben

Für interne Schreiben werden Höflichkeitsfloskeln überflüssig. Standardisieren Sie Ihre Arbeit hier und gehen Sie systematisch vor!

• Betrachten Sie Ihre Empfänger:

• Was wissen sie?
• Was kennen sie vom Vorgang?

• Vorgehensweise für interne Schreiben:

• Falls erforderlich Erklärung des Sachverhaltes, ansonsten reicht die Erwähnung des Vorgangs im Betreff.
• Gegebenenfalls sollten sie die weitere Entwicklung wiedergeben, dann gehen Sie auf Ihre Fragen oder Forderungen ein,
• Vergessen Sie nicht auf eventuelle Folgen oder Probleme hinzuweisen.

• Hinterlassen Sie auf jedem Schriftstück eine Nummer, unter der Sie erreichbar sind!

Tip: Höflichkeit wird zwar nicht gefordert, aber netter Umgangston erleichtert die Zusammenarbeit. Grüßen Sie doch auch mal Ihre Kollegen, wünschen Sie einen schönen Urlaub oder frohe Festtage.

• In der Kürze steckt die Würze. Die Schreiben müssen kurz gehalten werden, aber zu kurze Schreiben können auch zu Mißverständnissen führen, gerade, wenn mehrere Personen angesprochen werden! Gestalten Sie innerbetriebliche Schreiben ebenfalls übersichtlich. Es ist zwar angenehm, wenn nur eine DIN A4 Seite in Umlauf kommt, mit "Minischriftgröße" oder zu vielen Tabellenfeldern kann diese eine Seite unübersichtlicher werden als zwei. Dennoch gilt grundsätzlich:

Bemühen Sie sich, interne Schreiben auf eine DIN A4 Seite zu beschränken!!!

Abschließend prüfen Sie Ihr Schreiben: ist auf einen Blick alles erkennbar? Sind alle Absender- und Empfängerdaten vorhanden, die wichtig sind? Sollten Textstellen deutlich gemacht werden, z. B. durch Fettschrift, Unterstreichen oder ähnliches?

5.1.3 Die Ablage mit elektronischer Datenverwaltung

Als Ablage wird im Betrieb das Ordnen und Abheften aller Dokumente bezeichnet. Ein Dokument ist eine Urkunde bzw. Schriftstück oder auch ein Beweis (siehe Kapitel 2.1 "Grundsätze formeller Gestaltung").

Da fast alle schriftliche Arbeiten mit Computern erstellt werden, ist auch die Ablage über elektronische Dateiverwaltung sinnvoll.

Mehr Informationen über elektronische Systemverwaltung beziehungsweise Systemadministration finden Sie unter:

http://www.novell.de/prodinfos/groupware/

http://www.microsoft.com/germany/presseservice/exchange50launch.htm

5.2 Checkliste für die Textüberarbeitung

Einige Anregungen, wie Sie die Verständlichkeit Ihrer Texte prüfen können:

5.2.1 Zählen Sie Ihre Wörter

Zählen Sie Ihre Wörter und prüfen Sie die Anzahl der Worte in einem Satz:

5.2.2 Der V-Index

Der V-Index oder der Index nach der Verständlichkeit Ihrer Texte wird folgendermaßen ermittelt:

1. Textauswahl, zum Beispiel Bericht oder Brieftext. Wählen Sie keinen Text mit vielen Tabellen oder Zahlen. Anrede, Grußformel, Numerierung bleiben außer acht.
2. Zählen Sie die Wörter (das sind auch Zahlen, Ziffern, Abkürzungen und auch Zeichen, sofern sie nicht als Satzzeichen eingesetzt sind. (Lesen Sie Ihren Text am besten laut, alles was Sie als Wort aussprechen, gilt dann auch als Wort), = a.
3. Zählen Sie die Sätze (nach dem Doppelpunkt beginnt ein neuer Satz), = b.
4. Zählen Sie lange Wörter (> 6 Buchstaben, maßgeblich ist, wie lange gesprochen wird.
5. Berechnen Sie die durchschnittliche Satzlänge: SL = a / b.
6. Berechnen Sie den prozentualen Anteil der langen Wörter: LW = (c / a) * 100
7. Die Summe aus der durchschnittlichen Satzlänge und dem prozentualen Anteil der langen Wörter ergibt den Verständlichkeits-Index: V.

Entnehmen Sie die Wertung folgender Tabelle:

Beispielrechnung V-Index

5.2.3 Das Hamburger Verständlichkeitsmodell

Quelle: Mark: "Wege zur Textverständlichkeit"

Teilen Sie Ihren Text in vier Dimensionen:

1. Einfachheit
2. Gliederung, Ordnung
3. Kürze, Prägnanz
4. Zusätzliche Stimulans

Betrachten Sie Ihren Text und vergleichen Sie ihn mit folgenden Eigenschaften:

Dimension          Eigenschaften von               bis                            

Einfachheit        einfache                        komplizierte Darstellung       
                   kurze, einfache                 lange, verschachtelte Sätze    
                   geläufige                       ungeläufige Wörter             
                   Fachwörter erklärt              nicht erklärt                  
                   konkret                         abstrakt                       
                   anschaulich                     unanschaulich                  

Gliederung ,       gegliedert                      ungegliedert                   
Ordnung            folgerichtig                    zusammenhanglos, wirr          
                   übersichtlich                   unübersichtlich                
                   gute Unterscheidung von         schlechte Unterscheidung von   
                   Wesentlichem und                Wesentlichem und               
                   Unwesentlichem                  Unwesentlichem                 
                   der rote Faden bleibt sichtbar  man verliert oft den roten     
                   alles kommt schön der Reihe     Faden                          
                   nach                            alles geht durcheinander       

Kürze, Prägnanz    zu kurz                         zu lang                        
                   aufs Wesentliche beschränkt     viel Unwesentliches            
                   gedrängt                        breit                          
                   aufs Lehrziel konzentriert      abschweifend                   
                   knapp                           ausführlich                    
                   jedes Wort ist notwendig        vieles hätte man weglassen     
                                                   können                         

Zusätzliche        anregend                        nüchtern                       
Stimulans          interessant                     farblos                        
                   abwechslungsreich               gleichbleibend neutral         
                   persönlich                      unpersönlich                   

Werten Sie Ihren Text nach folgender Skala:

alle (fast alle) Eigenschaften sind erfüllt	+ +
Eigenschaften sind nur teilweise oder mäßig gut erfüllt	+
Eigenschaften sind nur schwach oder schlecht erfüllt	0
alle (fast alle) Eigenschaften werden nicht erfüllt	- -

Tragen Sie Ihre Ergebnisse in das Beurteilungsfenster ein:

Einfachheit	Kürze, Prägnanz
Gliederung, Ordnung	Zusätzliche Stimulans

Beispiel: Ein Text mit dieser Beurteilung erhält folgendes Fenster:

Einfachheit	+
Gliederung, Ordnung	0
Kürze, Prägnanz	-
Zusätzliche Stimulans	- -

+	-
0	- -

Der optimal verständliche Text erhält folgendes Fenster:

Einfachheit	+ +
Gliederung, Ordnung	+ +
Kürze, Prägnanz	+ bis 0
Zusätzliche Stimulans	- bis - -