4 Leitfaden und Bausteine

Leitfaden und Bausteine, alles was für die Verfasser von Schriftstücken wichtig ist. Der Leitfaden ist der Wegweiser, die Bausteine enthalten unter anderem Textbausteine, die eine zeitgemäße Briefkultur wiedergeben.

4.1 Leitfaden

Dieser Leitfaden soll einen kurzen Überblick geben, wo man ein Schreiben anfängt und wie man rationell und effektiv vorgehen kann.

4.1.1 Vorbereitung

Für die Vorbereitung von Schreiben, welcher Art auch immer, empfiehlt sich eine Stoffsammlung. Überdenken Sie, was Sie aussagen möchten. Für kurze Schreiben, ist das schnell erledigt, es genügt oft die Zusammenfassung in Gedanken. Für mehrere Punkte, machen Sie sich Notizen. Um eine systematische Vorgehensweise zu erhalten beachten Sie Kapitel 3.2 "Denkmuster" liefern eine gute Aufbauhilfe.

Eine einfache Gliederung der Stoffsammlung (Ihrer Notizen) besteht aus drei Teilen:

• Anfang
• Hauptteil
• Schluß

Damit können Sie Ihr Schreiben folgendermaßen aufgliedern:

Anfang         - Beschreibung der Sachlage                    

Hauptteil      - Problemstellung           

Schluß         - Aufforderung zur Aktion   

Was am Anfang oder am Ende steht ist imprägnant, achten Sie darauf.

Beachten Sie bitte, daß auf einen Gedanken ein anderer folgt. Werden die Gedankenflüsse nachvollziehbar, dann ist auch die Nachricht verständlich.

4.1.2 Erster Schritt

Für den ersten Schritt empfiehlt sich der Aufbau der äußeren Form. Im Kapitel 2 "Formelle Gestaltung betrieblicher Schreiben" wird genau auf die äußere Form eingegangen.

Hierfür sind zwei Punkte besonders wichtig: Klären Sie:

• notieren Sie alle wichtigen Daten auf dem Schreiben
• welche Form von Schreiben Sie verfassen möchten

Warum wichtige Daten notieren? Das ist wichtig für den richtigen Dokumentenfluß beziehungsweise für die richtige Ablage (siehe Kapitel 2.1 "Grundsätze formeller Gestaltung").

Für Empfänger außerhalb Ihres Betriebes verfassen Sie ein offizielles Schreiben ( Kapitel 2.2 "Offizielle Schreiben"), für Empfänger innerhalb ein innerbetriebliches Schreiben (siehe Kapitel 2.3 ff "Innerbetrieblicher Schriftverkehr").

Durch die Festlegung einer äußeren Form wird das Schreiben beschleunigt. So kann eine Starthilfe gegeben werden, wobei das wiederholte Auseinandersetzen mit den wichtigsten Daten eine Wiederholung der Inhaltspunkte bedeutet. Sie ergibt eine Gedankenstruktur und damit die Gliederung für das Schreiben.

Rationalisieren Sie Ihre Arbeit in diesem Schritt und fertigen Sie sich Formatvorlagen für wiederholende Schreiben an (siehe "Kapitel 2.6 "Formulare"").

4.1.3 Zweiter Schritt

Im zweiten Schritt setzen Sie Ihre Gedanken in geschriebene Sprache um. Hierzu folgende Ratschläge:

• bleiben Sie Ihrem Gedankengang treu,
• verwenden Sie simple Formulierung,
• halten Sie sich vor Augen, wie der Empfänger versteht,
• fragen Sie sich immer wieder: "Was wollte ich sagen?"

Haben Sie Schwierigkeiten den Anfang zu formulieren? Im Kapitel 4.2.1"Der Anfang" haben wir einige Tips für Sie.

4.2 Briefbausteine

Neben einer Zusammenfassung sind hier Textbeispiele und Textbausteine aus der Praxis.

4.2.1 Der Anfang

Am Anfang des Briefes sollte man nie:

• Den Betreff wiederholen,
• Einen Negativen Eindruck verursachen - beginnen Sie nicht mit "leider",
• Eine Phrase schreiben - "wir haben Ihren Brief erhalten".

Für den Anfang empfiehlt sich, daß Sie:

• direkt mit der Sache anfangen, ohne Umschweife,
• mit einem Dank anfangen - "vielen Dank ...",
• sofort eine Lösung für ein Problem ansagen - "nie wieder Sorgen mit ...",
• eine Zustimmung geben - "wir freuen uns ...",
• Gemeinsamkeit schaffen, besonders bei "schwierigen Briefen - "Sie haben völlig recht, ...",
• mitteilen, was in der Angelegenheit bereits unternommen wurde - "Für Ihre Bestellung haben wir bereits Sonderposten in China bestellt.",
• den Ehrgeiz Ihres Gesprächspartners provozieren - "haben Sie schön öfter ...",
• zeigen, daß Sie sich in der Branche Ihres Empfängers gut auskennen,
• Sympathie durch gleiche Denkweise, Verständnis und Humor vermitteln.

Der Anfang entscheidet, ob der Empfänger weiterliest!

Beispiele:

Sehr geehrte(r) ...,                                                         
                                                                             
unser Gebietsvertreter, Herr ..., informierte uns über Ihr Interesse an      
modernen Ablagetechniken.                                                    

Sehr geehrte(r) ...,                                                         
                                                                             
vielen Dank für Ihr Interesse an ...                                         

Textbausteine für den Briefanfang

4.2.2 Der Brieftext

Beim Schreiben auf folgendes achten:

nicht so:                  so:                                                

kompliziert im Satzbau     verwenden Sie einfache, knappe Sätze und           
                           treffende Ausdrücke - so daß der Empfänger sofort  
                           versteht                                           

ungeläufige Wörter         sollten Sie durch geläufige Wörter ersetzen        

unanschaulich              führen Sie abstrakte Themen etwas länger aus       

zu kurz                    kann uninteressant wirken, variieren Sie die       
                           Satzlänge                                          

ungegliedert,              klare Gedankenführung erzeugt verständliche Texte  
unübersichtlich                                                               

holprig                    Streichen Sie Phrasen und versuchen Sie sich       
                           unverkrampft auszudrücken, das ist einfach und     
                           sehr verständlich (z. B. direkte Rede) - aber      
                           immer empfängerorientiert!                         

verschachtelt              Lösen Sie verschachtelte Sätze in kurze Sätze      
                           auf.                                               

lange Sätze                Behalten Sie lange Sätze, wenn sie gut zu          
                           durchschauen sind.                                 

nur Fachleuten             Beachten Sie, welche Fremdwörter oder              
verständlich               Bezeichnungen ihr Gesprächspartner kennt und       
                           welche nicht.                                      

ohne Beispiel              mit Beispielen läßt sich einiges anschaulich       
                           erklären.                                          

ungruppiert                Vermeiden Sie Gedankensprünge im Brieftext.        

                           Wichtige Dinge am Anfang oder Ende - bleiben so    
                           am Besten im Gedächtnis des Empfängers.            

langweilig                 Erzielen Sie einen anregenden Text: durch          
                           Doppelpunkt oder Ausrufezeichen! Oder direkte      
                           Rede? Fragezeichen?                                

Schrift                    Das Schriftbild sollte gleich sein, die Größe nur  
                           wenig variieren (max. 3 Schriftgrößen).            
                           Unterstreichen Sie wichtige Textstellen, so daß    
                           dem Empfänger schneller lesen kann.                

bedenken Sie:

simple              Verwenden Sie Formulierungen, Sprechrhythmen und          
Formulierung        Satzlängen, die Sie im direkten und indirekten Gespräch   
                    Ihrem Gesprächspartner gegenüber ebenfalls verwenden.     

unverkrampfte       Klare, unverkrampfte Ausdrucksweise läßt sich einfach     
Ausdrucksweise      schreiben und somit auch einfach verstehen.               

Übersicht Textbausteine

4.2.3 Der Schluß

Am Schluß sollte möglichst das stehen, was besonders intensiv nachwirken soll. Dafür empfiehlt sich zum Beispiel auch das Postskriptum. Außerhalb vom Gesamttext, springt es dem Betrachter besonders ins Auge.

Grundsätzlich sollte das Ende eines Briefes positiv klingen und als solches verstanden werden. Weiterhin kann es eine Aufforderung zum Handeln sein. Der Schluß sollte nie negativ wirken oder eine Phrase enthalten. Er kann aber mit einer Frage ausgestattet werden, das regt den Empfänger zum Nachdenken an.

Das Ende in Kürze:

• wichtiges, z. B. durch P. S. hervorgehoben,
• positives Ende,
• Aufforderung?,
• Frage?

Gestaltung des Grußes siehe Kapitel 2.2.2 "Der Aufbau eines Geschäftsbriefes"

Textbausteine für den Briefschluß